画面の上に「空き容量が残りわずかです」と出たり、受信トレイの未読数字が「999+」になって読みたいメールを探せなかったりしていませんか。今日試せるGmail整理テクニックを使えば、1通ずつ手動で消さなくても数分で画面がスッキリします。
作業の所要時間はだいたい5分から10分ほどです。まずは「やらなくていいこと」から知っておくと楽になりますよ。
1通ずつ「削除」を押して回るのはやらなくていいこと
メールが溜まったとき、1通ずつ開いてゴミ箱マークを押していませんか。それ、時間がいくらあっても足りないですし、途中で嫌になってしまいますよね。
Gmailにはアーカイブという機能があります。これは、メールを消すのではなく「受信トレイという目立つ場所から保管庫へ移動させる」操作です。
操作はとても簡単です。
- 受信トレイで、もう見ないメールの左側にあるチェックボックスにチェックを入れる
- 画面上部に出てくる「四角の中に下向き矢印があるアイコン（アーカイブ）」を押す
これだけで受信トレイから消えてくれます。後から探したくなったら、左側のメニューにある「すべてのメール」を開けばいつでも読み返せるので安心してください。
よくある押し間違いとして、アーカイブの隣にある「迷惑メール報告（ビックリマークのアイコン）」をうっかり押してしまう人がいます。これを押すと、次回からその相手からのメールが迷惑メールに入ってしまうので、矢印のついた箱アイコンだけを選ぶようにしてくださいね。
メールに自動で目印をつける「ラベル」と「フィルタ」
毎回手動で整理するのが面倒なら、届いた瞬間に勝手に片付く仕組みを作ってしまいましょう。
他のメールアプリでいう「フォルダ」にあたるのがラベルです。そして、「この差出人からのメールには自動でラベルを貼る」というルールを決めるのがフィルタです。
ラベルの作り方
- Gmailの画面左側にあるメニューから「ラベル」の横にある「＋」マークを押す
- 「仕事」や「メルマガ」など、わかりやすい名前を入力して「作成」を押す
フィルタの作り方
- 画面一番上にある検索窓の右端にある「調整アイコン（三本線のパラメーターみたいなマーク）」を押す
- 「件名」や「差し出し人」に、自動整理したいキーワード（例：お店の名前や「メールマガジン」など）を入れる
- 右下の「検索」ではなく、その隣にある「フィルタを作成」を押す
- 「ラベルを付ける」にチェックを入れて作成したラベルを選び、さらに「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にもチェックを入れる
- 最後に「フィルタを作成」を押す
この設定をしておくと、メルマガなどが受信トレイを素通りして直接ラベルの中に格納されます。普段の画面が静かになって、大事な連絡を見落としにくくなります。
待っている1通が見当たらないときは、フィルタで素通りしているか、容量で止まっていることがあります。Gmailにメールが届かないときの確認手順 で、迷惑メールと空き容量から順に見られます。
メニューが見つからないときは、検索窓の右端のマークを落ち着いて探してみてください。スマホアプリ版からだと細かなフィルタ設定ができない場合があるため、パソコンのブラウザから開くのがスムーズです。
おまじないのような記号でメールを探す「検索演算子」
「半年前にもらったPDFのついたメール、どこだっけ…」とスクロールして探すのは大変ですよね。検索窓にちょっとしたおまじない（検索演算子）を付け足すだけで、一発で見つかります。
難しく考える必要はありません。検索窓に「キーワード」と一緒に半角英数字でこう入力するだけです。
- 添付ファイルがあるメールだけ探したいとき:
has:attachment - 特定の人が送ってきたメールを探したいとき:
from:相手のメールアドレスや名前 - 1年以上前の古いメールを探したいとき:
older_than:1y
たとえば、検索窓に has:attachment 請求書 と入れると、請求書という言葉が入っていてファイルが添付されているメールだけがずらっと並びます。届いたPDFの文字を直したり、ページを抜いたりしたいときは、PDFを無料で編集する手順です。スマホで文字入れや署名だけなら、iPhoneでPDFに文字入れや署名をする手順です。結合や分割はパソコン側へ。
特に容量不足で困っているなら、サイズが大きいメールを探す記号が役立ちます。検索窓に size:10m と入れると、10メガバイト以上の大きなファイルがついたメールだけを表示できます。不要なものを数通消してゴミ箱を空にするまでの画面つき手順は、Gmailの容量がいっぱいでメールが届かないときの巨大添付ファイル探しです。
Googleの無料枠はGmail・フォト・ドライブで15GBを分け合っています。どれが圧迫しているかの見方は Google容量がいっぱいのときの内訳確認 です。写真や動画が主犯なら、Googleフォトの整理の方が効きます。スマホ本体まで赤い警告なら、iPhoneは ストレージの空け方、Androidは 容量不足の整理 です。
まずは1つだけ設定してみる
最初から完璧にルールを作ろうとすると疲れてしまいます。まずは「もう読まないメルマガを1つアーカイブしてみる」とか「検索窓に has:attachment と入れてみる」といった1手から試してみてください。
整理のついでに、誤送信の猶予も伸ばしておくと安心です。宛先ミスに気づいた直後に止めたい人は、Gmailの送信取り消し設定と秒数を30秒に延ばす手順です。パソコンの設定画面から一度変えれば、スマホアプリからの送信にも効きます。アーカイブしたメールが受信トレイから消えたように見えるときは、削除ではありません。アーカイブしたメールの探し方と戻し方です。「すべてのメール」から受信トレイへ戻せます。ゴミ箱には入っていないので、30日で消えることもありません。
受信トレイが片付くだけで、パソコンを開いたときの心理的な負担が驚くほど軽くなりますよ。