仕事で出す丁寧なメール、一から文章を考えると結構時間がかかりますよね。AIでメール作成する例文をコピーして、自分の状況を少し書き換えるだけで、3分もあればしっかりした文章が出来上がります。
画面の前で悩む時間を減らして、サクッと送ってしまいましょう。
最初の3手で文章を作ってしまう手順
画面を開いてから送信文をコピーするまでの動きは、実はこれだけです。所要時間は慣れれば2分もかかりません。
- AIの入力欄（ChatGPTやGeminiの画面下にあるメッセージ枠）を押す
- 「誰に」「何を」「どうしたいか」を書く
- 出てきた文章の相手名や自分の名前を書き換えてコピペする
もし画面の操作がよく分からない場合は、あらかじめChatGPTの始め方。無料で登録して、最初の質問までをチラッと見ておくとスムーズです。
一番よくある押し間違いは、文章を入力している最中にキーボードの「Enter」を押してしまって、途中の文章のまま送信してしまうことです。改行したいときは「Shiftキー」を押しながら「Enter」を押すか、メモ帳などに下書きしてから貼り付けるのが安心ですよ。
そのまま使える場面別の文章の頼み方
AIに頼むときは、かしこまった難しい言葉を使う必要はありません。友達に事情を説明するような砕けた文章で「これをお礼メールにして」と頼むのがコツです。
以下の枠の中をそのままコピーして、AIの入力欄に貼り付けてみてください。
日程調整をお願いしたいとき
以下の内容で、相手に送る丁寧なビジネスメールを作ってください。
・相手：取引先の山田様
・目的：来週の打ち合わせの日程調整
・候補日時：
10月15日(火) 14:00〜16:00
10月16日(水) 10:00〜12:00
10月17日(木) 13:00〜15:00
・場所：弊社会議室またはオンライン
・トーン：丁寧で失礼のないように遅延やお詫びを伝えたいとき
以下の状況で送るお詫びのメールを作成してください。
・相手：顧客の佐藤様
・内容：体調不良のため、本日予定していた資料の送付が明日になること
・対応：明日の午前11時までに必ず送信する
・トーン：誠実にお詫びする文章打ち合わせ後のお礼をしたいとき
本日お会いした取引先への御礼メールを書いてください。
・相手：株式会社〇〇の鈴木様
・内容：本日の商談のお礼と、次回提案（来月頭予定）に向けた準備を進める旨
・トーン：感謝と前向きな姿勢が伝わるように送る前にここだけ確認！やってはいけないこと
AIはすごく賢いですが、たまに「もっともらしい嘘」や「丁寧すぎるおかしな表現」を出してくることがあります。そのまま送ると少し恥ずかしい思いをするので、次の4点だけ確認してください。
- 本名や社名は入力時に入れない：AIに入力したデータは学習に使われることがあります。頼むときは「A社」「〇〇様」と書いておき、出来上がった文章を自分のメール画面に貼ってから本名に直すのが安全です。
- 敬語が重々しくなりすぎていないか：「〜させていただきます」が何度も続いていないかサッと目を通しましょう。
- 日時や数字の間違い：打ち合わせの曜日や時間は、AIが勝手に勘違いして書き換えることがあります。カレンダーと見比べる癖をつけておくと安心です。
- 添付ファイルの有無：「資料を添付いたします」と文章にあるのにファイルを選び忘れるのは、一番やらがちな失敗です。
ちなみに、文章を作成して無事に送信できたら、受信トレイが散らからないように溜まったメールをスッキリさせるGmail整理テクニックと基本の手順で後片付けをしておくと、次の仕事がかなり楽になりますよ。
返信や修正を頼みたいときのちょっとしたコツ
最初に出てきた文章が「ちょっと長すぎるな」「もっと柔らかい雰囲気にしたいな」と思ったら、もう一度下から指示を出せば大丈夫です。
わざわざ最初から打ち直す必要はありません。出てきた回答の下にあるメッセージ欄に、こう打ってみてください。
- 「もう少し短く、200文字程度にまとめて」
- 「社内の先輩に送るので、少し柔らかいトーンにして」
- 「かしこまりすぎているので、一般的な敬語に変えて」
会話をするみたいに何度かやり取りすると、自分の思い通りの文章に近づいていきます。
送信ボタンが反応しない、エラーで止まるときは、ChatGPTでエラーが出て送信できないときの直し方を先に見てください。文章は消さなくて大丈夫です。過去の下書きチャットが一覧から消えたように見えるときは、履歴の再表示手順もあわせて確認してください。
完璧な文章を一発で作ろうとしなくて大丈夫です。AIに7割くらい書いてもらって、最後の仕上げだけ自分の手でササッと直す。それくらいの気楽な気持ちで使ってみてくださいね。