「あー、またやっちゃった？」って声が聞こえてきそうです。Excelで一生懸命作った表を印刷しようとしたら、右端の1列だけが隣のページにはみ出して、たった数マスのために2枚目が印刷されてしまうこと、よくありますよね。

先に結論を言ってしまうと、Excelで印刷を1ページに収めるのは、行や列の幅を手動でチマチマと縮めて調整する必要は一切ありません。設定をひとつ変えるだけで、パソコンが自動で用紙の幅にぴったり合わせてくれます。

所要時間はたったの30秒です。無駄な紙を印刷してしまう前に、手元の画面を見ながらこの手順を試してみてくださいね。

なぜかはみ出る！一発で1ページに収める最短手順

まずは、どれだけ表がはみ出ていても、強制的に1枚の紙の中にぎゅっと収める一番シンプルな方法からいきましょう。WindowsでもMacでも、操作の考え方は同じです。

  1. Excel画面の左上にある「ファイル」タブをクリックします。
  2. 左側に並んでいるメニューから「印刷」を選びます。
  3. 画面の右半分に、印刷されたときのプレビュー（見本）が表示されます。この段階で、右側がはみ出て複数ページになっているはずです。
  4. 画面の左下あたりにある、設定項目の一番下を見てください。標準では「拡大縮小なし」と書かれています。ここをクリックします。
  5. メニューがびよーんと下に広がるので、その中から「シートを1ページに印刷」をクリックします。

これで完了です。右側のプレビューを見てみてください。はみ出ていた表全体が、一回り小さくなって1ページの中にきれいに収まったはずです。あとはそのまま「印刷」ボタンを押すだけです。

縦に長すぎる表はどうする？「横幅だけ」を収める裏ワザ

上の手順をやったときに、「文字が小さくなりすぎて、アリの足跡みたいで読めない！」となってしまった人もいるかもしれません。データが縦にも横にも長い表の場合、1ページに丸ごと収めようとすると、全体が極端に縮小されてしまうんです。

そんなときに使ってほしいのが、「横幅だけを1ページに収めて、縦方向は自然に複数ページに分ける」という設定です。実務の書類では、実はこの設定が一番よく使われます。

やり方はとても簡単です。

  1. 先ほどと同じように、「ファイル」 → 「印刷」の画面を開きます。
  2. 左側の設定項目の一番下（「拡大縮小なし」または「シートを1ページに印刷」になっている部分）をクリックします。
  3. メニューの中から、今度は「すべての列を1ページに印刷」を選んでクリックします。

これで、横方向は用紙の幅にぴったり収まりつつ、縦方向は文字が小さくなりすぎない適切なサイズで、2ページ目、3ページ目へと自然に流れて印刷されるようになります。

逆に、横に長くて縦に短い表なら、「すべての行を1ページに印刷」を選ぶと、縦がきれいに1枚に収まります。表の形に合わせて使い分けてみてください。

青い線を引っ張るだけ！「改ページプレビュー」で直感的に調整する

「ボタンひとつで勝手に縮小されるんじゃなくて、自分で見栄えを調整したい」ということもありますよね。ここから2ページ目、という境界線を自分でコントロールしたいときは、「改ページプレビュー」という画面を使うとすごく分かりやすいです。

  1. Excelのいつもの編集画面に戻ります。
  2. 画面の右下、ズーム（％が書いてあるところ）の左側を見てみてください。小さな四角いアイコンが3つ並んでいます。その一番右側にある、本を開いたようなマーク（マウスを合わせると「改ページプレビュー」と出ます）をクリックします。
    • もし見つからなければ、画面上部にある「表示」タブをクリックして、左端にある「改ページプレビュー」のボタンを押しても同じ画面になります。
  3. 画面がグレーになり、印刷される範囲が白い背景で、ページの境界線が「青い線」で表示されます。
  4. この青い点線（または実線）の上にマウスの矢印を合わせると、矢印が「左右を指す矢印」に変わります。
  5. その状態のまま、青い線を右端の表の終わりまでドラッグ（引きずる）して、手を離します。

これだけで、青い線で囲んだ範囲が「1ページで印刷するエリア」に指定されます。見た目で直感的に操作できるので、パソコンの操作に不慣れな方にもおすすめの方法です。元の画面に戻したいときは、右下のアイコンの左端にある「標準」マーク（あるいは「表示」タブの「標準」ボタン）を押せば、いつでも戻れますので安心してくださいね。

列の幅をちまちま縮めるのは「やらなくていいこと」です

印刷プレビューを見て「あ、はみ出ているから調整しなきゃ」と思ったとき、多くの人がやってしまいがちなのが、表の列の幅（A列、B列などの仕切り線）をマウスで引っ張って、少しずつ狭くしていく作業です。

これはやらなくていいことの代表例です。 数ミリ単位で調整するのはものすごく時間がかかりますし、せっかくきれいに整えた表のレイアウトが崩れてしまいます。さらに、無理に縮めたことでセルの中の文字が隠れて「###」というエラー表示になってしまうこともよくあります。

Excelには最初から「用紙に合わせる」という賢い機能が備わっているので、レイアウトの調整はパソコンに任せてしまいましょう。

また、意外と見落としがちなのが「用紙の向き」です。横に長い表なのに、設定が「縦向き」のままだと、どうしても縮小率が大きくなって文字が小さくなります。印刷設定画面で、用紙の向きを「横方向」に変えるだけで、文字の大きさを保ったままきれいに1枚に収まることも多いので、最初に確認してみてくださいね。

エクセルでの作業中、こういう印刷設定だけでなく、普段の入力作業自体もちょっとしたコツで驚くほど楽になります。 「Excelで毎日使うショートカット。まずは移動と選択から」の記事でも、マウスを使わずにサクサク操作できる基本のキーを紹介しているので、ぜひ合わせて読んでみてください。

これで次回からは、はみ出た印刷用紙をシュレッダーにかける無駄もなくなりますね。焦らず、まずは印刷プレビューの設定を確認するところから始めてみてください。